№ 1
После начала эксплуатации разработанной автоматизирован¬ной системы возникает вопрос оценки ее эффективности; для это¬го существуют определенные критерии. Необходимо сравнить эффективность решения задач при бумажном и электронном дело¬производстве.

Основные показатели оценки — общее время решения каждой автоматизированной задачи и повышение качества полученных результатов. Еще один важный критерий — степень соблюдения сотрудниками организации конфиденциальности информации. При наличии локальных систем используются такие показатели, как сокращение объемов повторного ввода информации, уменьшение времени проверки корректности повторного ввода, коэффициент дублирования данных и др.

По завершении проекта руководство получает документальное описание формализованной части системы управления организации; результат анализа этих документов может послужить основой для улучшения системы управления в целом.

Для каждого рабочего места с точностью до элементарных операций делопроизводства прописываются функциональные обязанности. Это дает возможность при приеме на работу сотрудников (или при переводе специалистов на новые должности) предоставлять им необходимую документацию, оперативно вводить их в курс дела, не отвлекая для этих целей других работников.

С позиций ведения делопроизводства работа за каждым рабочим местом становится прозрачной. Высвобождается рабочее время управленческого персонала, которое может быть продуктивно использовано для решения насущных задач. Благодаря жесткому распределению прав доступа к единому информационному пространству обеспечивается конфиденциальность информации как внутри фирмы, так и за ее пределами.

После запуска автоматизированной системы целесообразно проанализировать ее работу. Следует устранить возникшие проблемы, уточнить формализованное описание отдельных процессов, завершить формирование единого информационного пространства. Все это позволит свести к минимуму субъективизм при сборе и обработке необходимых для анализа данных. Спроектировав в рамках комплекса опросные анкеты, аналитические и отчетные документы, можно регулярно и оперативно получать не разрозненные сведения, а готовую для дальнейшего анализа хорошо структурированную информацию.

Напомним, что существенное расхождение во времени между сбором данных и выработкой рекомендаций влечет за собой неэффективность предлагаемого решения или полную его несостоятельность. Автоматизированная система предоставляет возможность оперативно проводить в жизнь выработанные решения и рекомендации, реализуемые посредством электронного делопроизводства, используя электронный документооборот.